NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEMBERSHIP MEETING 2026

NOTICE IS HEREBY GIVEN that the Annual General Meeting (AGM) of the Armed Forces and Police Mutual Benefit Association, Inc. (AFPMBAI) will be conducted on 16 May 2026, Saturday at 2:30 P.M. via video conference, hosted at the AFP Commissioned Officers Club, Camp General Emilio Aguinaldo, Quezon City.

The Order of Business of the meeting is as follows:

1. Call to Order
   The Chief of Staff of the Armed Forces of the Philippines and Chairperson of the AFPMBAI will preside over the meeting and call the meeting to order.
2. Proof of Notice of the Meeting
   The Corporate Secretary will confirm that the Notice and Order of Business for the AGM on 16 May 2026 was duly published in at least two (2) newspapers of general circulation, and that the Association has complied with the required notices pursuant to Article V, Section 3 of the Bylaws.
3. Proof of Presence of Quorum
   The Corporate Secretary will certify the existence of a quorum, in accordance with Article V, Section 4 of the Bylaws, by stating the number of regular members virtually present and by proxy as of the end of the registration period. He will also introduce each member of the Board of Trustees.
4. Opening Remarks
   The Chairperson of the Board will deliver his opening remarks.
5. Approval of the Minutes of the AGM held on 17 May 2025
   All regular members, whether present in person, participating through remote communication, or represented by a duly executed proxy, will be asked to approve the Minutes from the AGM held on 17 May 2025. A summary of the Minutes was uploaded in the AFPMBAI website (www.afpmbai.com.ph) on the next business day after the 2025 AGM.
6. Matters Arising from the Minutes of the Previous Meeting
   The Chairperson and presiding officer of the AGM will ask the members virtually present if they have matters to raise regarding the Minutes of the 17 May 2025 AGM. If there are matters raised, these will be discussed thoroughly with the members of the Board and of Management responding to all queries.
7. Report of the President and CEO
   The President of AFPMBAI will deliver a detailed assessment of the Association’s performance in 2025, including significant accomplishments, operational milestones and financial performance. The members virtually present will also be given an opportunity to ask questions and clarify issues before the report is noted by the body.
8. Ratification of the Acts and Resolutions of the Board of Trustees, Corporate Officers, and Management
   Members participate in the decision-making process of the Association. They will be asked to ratify the acts and resolutions of the Board of Trustees, Corporate Officers, and Management covering the period January 1, 2025 to December 31, 2025, such as the Plans, Programs and Budget of the Association for CY 2026 and other significant activities covering the Association’s 60th Anniversary in 2025.
9. Report of the Audit Committee
   The Chairperson of the Audit Committee will report on the primary responsibility of the Committee, how the Committee discharged its responsibilities during the year in relation to financial reporting, internal control, the Internal Audit function, interaction with the external auditors, and the overall assessment of the Association’s internal control. The Chairperson of the Committee will also report on the appointment of Alas Oplas Co. CPAs as external auditor for the Association’s statutory audit for CY 2025–2026, including approved professional fees.
10. Report of the Governance Committee
    The Chairperson of the Governance Committee will report matters pertaining to Corporate Governance, as well as to the performance of the Board for CY 2025.
11. Report on the Third-Party Assessment of Board Performance for 2026
    A representative from the Institute of Corporate Directors will report on the Third-Party Assessment of the Performance of AFPMBAI’s Board of Trustees for 2026.
12. Report of the Risk Oversight and Related Party Transaction Committee
    The Chairperson of the Risk Oversight and Related Party Transaction Committee will report on the Association’s 2025 key risk highlights and mitigation strategies.
13. Report of the Social Services Program Committee
    The Chairperson of the Social Services Program Committee shall report on the Association’s major Corporate Social Responsibility (CSR) accomplishments for 2025.
14. Report of the Nomination Committee
    The Chairperson of the Nomination Committee will present the roster of candidates for trustees, as well as trustees seeking re-election, including their profiles. He will also explain the nomination process.
15. Election of the Members of the Board of Trustees
    All regular members, whether present in person, participating through remote communication, or represented by a duly executed proxy, shall have the full opportunity to vote and individually elect the members of the Board of Trustees for CY 2026–2027. The Chairperson of the Committee on Election (COMELEC) will explain to the body the rules on election of the members of the Board, after which the floor will be open for election of the fifteen (15) members of the Board of Trustees, including three (3) independent trustees. After the votes for each Board seat has been counted, including the votes of members in absentia, the Chairperson of the COMELEC will proclaim the duly elected members of the Board.
16. Oath-Taking of the Members of the Board of Trustees
    The COMELEC Chairperson will officiate the oath-taking of the newly-elected members of the Board of Trustees.
17. Other Matters
    The Chairperson of the Board of Trustees will ask all members, including those virtually present and by proxy, if they have other matters or issues regarding AFPMBAI they wish to raise or discuss. If there are matters raised, the members of the Board and Management will respond to each query.
18. Adjournment
    After all the matters in the Order of Business have been taken up and resolved, and should there be no other matters to discuss, the meeting will be adjourned by the Chairperson upon the agreement of the members present.

Important Information for Members:

1. Eligibility to Attend and Vote
   • All Regular Members of the Association as of 31 March 2026 are entitled to attend the video conference, access meeting materials starting 12:00 NN on 04 May 2026, and exercise their right to vote.
2. Pre-Registration
   • Pre-registration is required and will be open from 12:00 NN on 06 April 2026 until 12:00 NN on 30 April 2026.
   • Members may pre-register using the following link: https://bit.ly/AFPMBAI-AGM2026
   • Upon successful pre-registration, members will receive a Confirmation Email containing instructions on how to cast their votes.
3. Voting Period
   • Voting will open at 12:00 NN on 04 May 2026 and close at 12:00 NN on 11 May 2026.
   • Members who cast their votes will be considered officially registered for the AGM and will receive an Official Invitation with a link to the video conference.
4. Attendance and Quorum
   • Members who have voted but are unable to attend the video conference will still be counted toward the quorum, and their votes will be included in the tabulation of results.
   • Members who fail to vote by 12:00 NN on 11 May 2026 will not be eligible to participate in the AGM.
5. Virtual Meeting Access
   • Registered members must join the virtual meeting room no later than 1:45 PM on 16 May 2026.
   • The link to the video conference will be sent to the email address provided during pre-registration.
6. Proxy Voting
   • Members who are unable to attend but wish to designate a representative must submit a duly signed Proxy Form.
   • Proxy Forms are available at the AFPMBAI Head Office, Branches, and Extension Offices, or may be downloaded from the official website.
   • Completed Proxy Forms must be emailed to the Corporate Secretary at bd.relations@afpmbai.ph no later than 12:00 NN on 30 April 2026.
   • The designated proxy must also be a Regular Member of AFPMBAI.
7. Additional Information
   • For complete details on the conduct of the meeting, voting procedures, and other relevant information, please visit the official AFPMBAI website: www.afpmbai.com.ph.

We encourage all regular members to actively participate in this important event to help shape the future of our Association. For further inquiries, please contact the Corporate Secretary at bd.relations@afpmbai.ph. You may also reach us through the AFPMBAI landline, 88226224.

PAUNAWA SA LAHAT NG MIYEMBRO

Ipinaaabot sa lahat ng regular na miyembro ng Armed Forces and Police Mutual Benefit Association, Inc. (AFPMBAI) na gaganapin ang taunang pagpupulong o Annual General Meeting (AGM) sa ika-16 ng Mayo 2026, 2:30 PM ng Sabado, sa pamamagitan ng video conference na magmumula sa AFP Commissioned Officers Club, Camp General Emilio Aguinaldo, Quezon City.

Mga Paksang Tatalakayin sa AGM:

1. Opisyal na Pagbubukas ng Pulong
   Ang AGM ay opisyal na magbubukas at magsisimula sa pamumuno ng AFP Chief of Staff at Chairperson ng AFPMBAI.
2. Katibayan ng Pagtatala at Anunsyo ng Pagpupulong
   Ang Corporate Secretary ay magsasaad ng katibayan ng pag-aanunsyo sa publiko na ang naturang AGM ay nailathala sa dalawang (2) pahayagang may pangkalahatang sirkulasyon na sumasang-ayon sa mga nakasaad sa Article V, Section 3 ng Bylaws.
3. Pagtiyak sa Pagkakaroon ng Quorum
   Ang Corporate Secretary ay magpapahayag ng pagkakaroon ng quorum alinsunod sa ng Article V, Section 4 ng Bylaws. Kasama rito ang kabuuang bilang ng mga regular members na dumalo sa pagpupulong, at ang mga Proxy na nakasaad sa pinakahuling talaan ng mga nagparehistro. Ipakikilala rin ng Corporate Secretary ang lahat ng miyembro ng AFPMBAI Board of Trustees.
4. Pambungad na Pagbati
   Ang Chairperson ng Board of Trustees ay maghahatid ng Pambungad na Pagbati.
5. Pag-apruba sa Minuto ng Nakaraang Pagpupulong (17 Mayo 2025)
   Ipapaaprubahan sa lahat ng regular na miyembro na dumalo sa pulong, kasama ang mga lumahok sa pamamagitan ng remote na komunikasyon at mga proxy, ang Minuto ng nakaraang AGM na isinagawa noong ika-17 ng Mayo 2025. Ang buod nito ay naipamahagi at nai-upload na sa AFPMBAI website (www.afpmbai.com.ph) simula pa noong ika-19 ng Mayo, 2025.
6. Mga Paksain at Usapin Mula sa Nakaraang Pagpupulong
   Tatanungin ng Chairperson ng Board of Trustees ang mga dumalo sa pagpupulong kung mayroon silang mga komento o suhestiyon ukol sa nilalaman ng Minuto ng Nakaraang Pagpupulong ng AGM noong ika-17 ng Mayo 2025. Kung mayroon mang mga usapin na magmumula dito ay masusing tatalakayin ng mga miyembro ng Board of Trustees at pamunuan ng Asosasyon na sila ring magbibigay ng kasagutan mula sa mga usaping ito.
7. Ulat ng Pangulo ng Asosasyon
   Ibabahagi ng Pangulo ng AFPMBAI ang detalyadong pagsusuri patungkol sa pamamalakad ng Asosasyon sa taong 2025, kabilang ang mga naisagawang proyekto, natamong karangalan, at kaganapan ukol sa pangangasiwang pinansyal. Bibigyan din ng pagkakataon ang mga dumalo sa pagpupulong na humingi ng kalinawan o kaya’y magtanong hinggil sa naturang ulat ng Pangulo ng Asosasyon bago ito ipatala sa Lupon.
8. Ratipikasyon ng mga Aksyon at Resolusyon ng mga Miyembro ng Board of Trustees, mga Opisyal na Kinatawan at Pamunuan ng Operasyon ng AFPMBAI
   Ito ang oportunidad ng mga dumalo upang bumoto sa mga aksyon ng Management, at Resolusyon ng Board mula ika-01 ng Enero 2025 hanggang ika-31 ng Disyembre 2025, gaya ng patungkol sa Plans, Programs, at Budget ng AFPMBAI para sa taong 2026 at ng mga proyektong isinagawa patungkol sa 60th Anniversary ng AFPMBAI noong 2025.
9. Ulat ng Audit Committee
   Ibabahagi ng Pinuno ng Audit Committee ang ulat patungkol sa mga pangunahing responsibilidad ng kumite, paano nito isinagawa ang mga responsibilidad nito sa saklaw na taon, na may kinalaman sa ulat pinansyal, Internal Control, Internal Audit Function, pakikisalamuha sa External Auditor at pangkabuoang pagsusuri sa operasyon ng Asosasyon. Iuulat din ang paghirang ng Alas Oplas Co. CPA bilang External Auditor para sa CY 2025–2026, kasama ang mga naaprubahang professional fee.
10. Ulat ng Governance Committee
    Ibabahagi ng Pinuno ng Governance Committee ang ulat patungkol sa mga bagay na may kinalaman governance practices ng Asosasyon, kabilang din ang performance ng mga miyembro ng Board of Trustees sa taong 2025.
11. Ulat patungkol sa Third-Party Assessment ng Board Performance para sa 2026
    Ibabahagi ng Institute of Corporate Directors are resulta ng kanilang pagsusuri patungkol sa performance ng Board of Trustees para sa taong 2026.
12. Ulat ng Risk Oversight and Related Party Transaction Committee
    Ibabahagi ng Pinuno ng Risk Oversight and Related Party Transaction Committee ang estado ng mga programang nakatuon sa paghahanda at pag-iwas sa mga pangunahing banta sa operasyon ng Asosasyon at paano ito pinangangasiwaan.
13. Ulat ng Social Services Program Committee
    Ibabahagi ng pinuno ng Social Services Program Committee ang mga nagawa ng Asosasyon para sa mga myembro sa pamamagitan ng Corporate Social Responsibility (CSR) projects noong 2025.
14. Ulat ng Nomination Committee
    Ibabahagi ng Pinuno ng Nomination Committee ang ulat patungkol sa kumakandidato para sa posisyon ng Trustees, kabilang ang mga kasalukuyang Trustees na naghahangad ng panibangong termino, at ang kani-kanilang mga katangian at impormasyong propesyunal. Ipapaliwanag din ng nasabing Pinuno ang paraan ng nominasyon.
15. Halalan ng mga Miyembro ng Board of Trustees
    Bibigyan ng oportunidad at kakayahang mag-halal ng mga Miyembro ng Board of Trustees ng Asosasyon para sa taong 2026-2027, ang lahat ng regular na miyembro na dumalo sa pagpupulong, kasama ang mga lumahok sa pamamagitan ng remote na komunikasyon at mga proxy. Ipapaliwanang ng Pinuno ng Commission on Elections (COMELEC) ang mga gabay, batas at alituntunin sa paghalal sa ng mga Miyembro ng Board of Trustees ng Asosasyon kabilang ang tatlo (3) pang mga Independent Trustees. Matapos ang bilangan ng boto, kabilang ang mga botong naipasa ng mga miyembrong nailiban, idedeklara at ipuproklama ng Pinuno ng COMELEC ang mga bagong halal na mga Miyembro ng Board of Trustees.
16. Panunumpa ng mga Bagong Halal na Miyembro ng Board of Trustees
    Pangungunahan ng Pinuno ng COMELEC ang panunumpa sa katungkulan ng mga bagong halal na Miyembro ng Board of Trustees ng Asosasyon.
17. Iba Pang Usapin o Paksa
    Tatanungin ng Chairperson ng Board of Trustees ang lahat ng regular na miyembro na dumalo sa pagpupulong, pati na ang mga naka-virtual o proxy, kung mayroon pa silang ibang gustong talakayain, gaya ng mungkahi, isyu o mga katanungan para sa Asosasyon. Kung mayroon mang naipaabot na paksa ay kaagad din itong tutugunan ng mga Miyembro ng Board of Trustees at pamunuan ng Asosasyon.
18. Pagtatapos ng AGM
    Matapos talakayin ang mga usapin at paksang nabanggit sa programa ng AGM, at kung wala ng ibang talakayang ipinapaabot sa pamunuan ng Asosasyon, ay kaagad ding tatapusin ng Chairperson ng Board of Trustees ang naturang pagpupulong, sa bisa din ng pagsang-ayon ng mga dumalo dito.

Mga Mahahalagang Paalala:

1. Pagpaparehistro para sa AGM
   • Ang lahat ng regular na miyembro hanggang 31 Marso 2026 ay inaanyayahang makibahagi.
   • Magsisimula ang pre-registration sa 06 Abril 2026, 12:00 NN at magtatapos sa 30 Abril 2026, 12:00 NN.
   • Magparehistro sa pamamagitan ng pagbisita sa link na ito: https://bit.ly/AFPMBAI-AGM2026
   • Tanging ang mga nakapagparehistro lamang ang makakatanggap ng email confirmation na may tagubilin para sa pagboto.
2. Online Voting
   • Maaari nang bumoto simula 12:00 NN ng 04 Mayo 2026.
   • Ang huling araw ng pagboto ay 12:00 NN ng 11 Mayo 2026.
   • Matapos bumoto, ang miyembro ay awtomatikong mapapabilang sa mga rehistrado para sa AGM at makakatanggap ng kumpirmasyon sa kanilang email kasama ang link para sa virtual meeting.
3. Pagdalo sa AGM
   • Ang mga nakapagparehistro at nakaboto ay mapapabilang sa quorum, kahit hindi makadalo sa mismong pagpupulong.
   • Ang mga kumpirmadong miyembro ay dapat na nakapasok na sa virtual meeting bago mag-1:45 PM ng 16 Mayo 2026.
   • Ang link para sa video conference ay ipapadala sa rehistradong email address ng bawat miyembro.
4. Proxy Voting
   • Para sa mga hindi makakadalo ngunit nais magpadala ng kinatawan (proxy), maaaring kunin ang proxy forms sa Head Office, Branches, at Extension Offices ng AFPMBAI o i-download ito mula sa opisyal na website ng Asosasyon.
   • Ang itatalagang proxy ay dapat na regular na miyembro din ng AFPMBAI.
   • Ang proxy forms ay dapat isumite bago mag-12:00 NN ng 30 Abril 2026.
   • Para sa karagdagang katanungan, maaaring makipag-ugnayan sa Corporate Secretary sa email na bd.relations@afpmbai.ph.
5. Karagdagang Impormasyon
   • Para sa kumpletong gabay at detalye tungkol sa proseso ng pagboto at pagdalo, bisitahin ang opisyal na website ng AFPMBAI sa www.afpmbai.com.ph.

Ang pagpupulong na ito ay mahalagang pagkakataon upang makibahagi sa mga desisyon at direksyon ng Asosasyon. Hinihikayat ang lahat ng regular na miyembro na aktibong lumahok.

Para sa karagdagang impormasyon, maaaring makipag-ugnayan sa AFPMBAI sa pamamagitan ng kanilang mga contact details na makikita rin sa website, www.afpmbai.com.ph. Maari rin kaming tawagan sa 88226224.